Outlook: Archiv automatisch erstellen lassen
Mit dieser Archivierungsvariante werden bestimmte Outlook-Elemente automatisch in eine Archivdatei verschoben, die Outlook nicht belastet. Bei der Archivdatei handelt es sich um eine Datei des Dateityps PST.
Aktivieren Sie dazu das Register Datei, und klicken Sie im Untermenü auf den Befehl Optionen. Im Dialogfenster Outlook Optionen wählen Sie die Kategorie Erweitert. Im rechten Fensterbereich finden Sie einen Eintrag mit der Überschrift Autoarchivierung. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche Einstellungen für Autoarchivierung.Das Dialogfenster Autoarchivierung wird eingeblendet. Zum Autoarchivieren muss sich ein Haken in dem Kontrollkästchen Autoarchivierung alle 14 Tage befinden. Der Eintrag 14 Tage ist die Standardeinstellung, die Sie, falls gewünscht, jederzeit ändern können. Bei Bedarf führen Sie die Autoarchivierung in kürzeren oder längeren Abständen durch.
Die automatische Archivierung lässt sich dennoch manuell beeinflussen
Nach Schritt 1 lassen Sie dazu das nächste Kontrollkästchen aktiviert. Denn damit legen Sie fest, dass die Autoarchivierung erst nach einer Bestätigung beginnt.In dem folgenden Kontrollkästchen Abgelaufene Elemente löschen (nur E-Mail Ordner) entfernen Sie den Haken. Das Kontrollkästchen Alte Elemente archivieren oder löschen muss aktiv bleiben. Auch das nächste Kontrollkästchen Archivordner in Ordnerliste anzeigen sollte aktiv bleiben. Dadurch wird die Archivdatei in der Ordnerliste angezeigt und kann jederzeit geöffnet werden. Standardmäßig steht neben dem Eintrag Elemente löschen, wenn älter als der Zeitraum sechs Monate. Sie haben die Möglichkeit den Zeitraum anzupassen.
Das Optionskästchen "Alte Elemente verschieben" nach ist standardmäßig aktiviert. Das ist auch gut so, denn hiermit legen Sie fest, wo Ihre Archivdatei gespeichert wird. Um genau zu sehen, in welcher Datei Ihre Daten archiviert werden, betätigen Sie die Schaltfläche Durchsuchen. Es öffnet sich der Dateiexplorer mit dem entsprechenden Dateipfad. Hier finden Sie die Datei Archive.PST, in den Outlook standardmäßig die zu archivierenden Informationen abspeichert. Mit einem Klick auf die Schaltfläche OK schließen Sie den Dateiexplorer. Durch einen weiteren Klick auf OK werden Ihre Einstellungen zur Autoarchivierung übernommen. Klicken Sie in dem jetzt angezeigten Fenster der Outlook-Optionen noch einmal auf die Schaltfläche OK. Nun ist die Autoarchivierung aktiviert und schreibt Ihre Daten je nach gewähltem Zeitraum in die externe Datei.